يُستخدم خطاب إنهاء خدمات الموظف لإبلاغ الموظف رسميًا بقرار انتهاء علاقته الوظيفية مع جهة العمل، مع توضيح تاريخ انتهاء الخدمة والإجراءات المرتبطة بذلك. ويساعد الخطاب في توثيق القرار بصورة واضحة ومنظمة، مع بيان المسمى الوظيفي ومدة العمل والبيانات الأساسية للموظف. كما يُفضل أن تكون الصياغة مهنية ومحايدة، وأن تتضمن الإشارة إلى استكمال المستحقات والإجراءات النظامية ذات الصلة. ويمكن تحديد سبب إنهاء الخدمة إذا كان ذلك مناسبًا ومتوافقًا مع اللوائح المعمول بها. لذلك ينبغي إعداد الخطاب بعناية بما يحفظ حقوق الطرفين ويوضح الالتزامات المترتبة على انتهاء العلاقة الوظيفية.
خطاب انهاء خدمات موظف
وفيما يلي نموذج جاهز لخطاب إنهاء خدمات موظف يمكن لجهة العمل استخدامه وإدخال البيانات الخاصة بالموظف وسبب الإنهاء وتاريخ آخر يوم عمل. ويُراعى أن يكون القرار متوافقًا مع عقد العمل والأنظمة واللوائح المطبقة على علاقة العمل.
خطاب جاهز للنسخ
السيد/ ................................................ المحترم
المسمى الوظيفي: ................................................
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،،
نفيدكم بأنه قد تقرر إنهاء خدماتكم لدى ................................................، على أن يكون آخر يوم عمل لكم بتاريخ ../../....، وذلك بسبب ................................................، وفقًا لشروط عقد العمل والأنظمة واللوائح المعمول بها.
ونتقدم لكم بالشكر والتقدير على ما قدمتموه من جهود خلال فترة عملكم لدى الشركة، كما نأمل منكم استكمال إجراءات تسليم العهد والمهام المتعلقة بالعمل، والتنسيق مع الإدارة المختصة بشأن المستحقات والإجراءات النهائية لإنهاء الخدمة.
مع تمنياتنا لكم بالتوفيق والنجاح في مسيرتكم المهنية القادمة.
وتفضلوا بقبول خالص الاحترام والتقدير.
اسم الموظف: ................................................
الرقم الوظيفي: ................................................
رقم الهوية: ................................................
جهة العمل: ................................................
تاريخ بدء العمل: ../../....
آخر يوم عمل: ../../....
اسم المسؤول: ................................................
المسمى الوظيفي: ................................................
التاريخ: ../../....
التوقيع والختم: ................................................