يُعد خطاب تكليف داخلي من الخطابات الإدارية التي تستخدمها المنشأة لتنظيم توزيع المهام والمسؤوليات بين الموظفين داخل جهة العمل، سواء كان التكليف بتولي مهام إضافية، أو العمل في قسم آخر، أو القيام بمهام موظف آخر لفترة محددة. ويُفضل أن يوضح الخطاب اسم الموظف ومسمّاه الوظيفي والقسم التابع له، وطبيعة المهام المكلف بها، وتاريخ بدء التكليف ومدته، مع التأكيد على تنفيذ المهام وفق تعليمات الإدارة والأنظمة الداخلية للمنشأة.
خطاب تكليف داخلي
وفيما يلي نموذج خطاب تكليف داخلي بصيغة رسمية ومفصلة، يمكن تعديله بحسب طبيعة العمل والقسم والمهام المطلوبة ومدة التكليف.
خطاب جاهز للنسخ
بسم الله الرحمن الرحيم
التاريخ: ../../....
الرقم: ....................
الموضوع: خطاب تكليف داخلي
السيد/ ................................................ المحترم
المسمى الوظيفي: ................................................
القسم: ................................................
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:
بناءً على مقتضيات مصلحة العمل وحاجة القسم إلى تنظيم وتوزيع المهام والمسؤوليات، فقد تقرر تكليفكم بالقيام بمهام ................................................، وذلك بالإضافة إلى مهامكم الوظيفية الحالية / بدلًا من المهام الحالية، اعتبارًا من تاريخ ../../.... وحتى تاريخ ../../....، أو حتى صدور توجيه آخر من الإدارة.
ويشمل هذا التكليف القيام بالمهام والمسؤوليات التالية:
................................................
................................................
................................................
................................................
ونأمل منكم الالتزام بتنفيذ المهام المكلف بها وفق الإجراءات والتعليمات المعتمدة داخل المنشأة، والتنسيق مع المسؤول المباشر بشأن ما يتعلق بسير العمل، ورفع ما يلزم من تقارير أو ملاحظات خلال فترة التكليف.
ويأتي هذا التكليف في إطار تنظيم العمل والاستفادة من الكفاءات والخبرات المتاحة، بما يسهم في ضمان استمرارية العمل وتحقيق الأهداف المطلوبة، مع الالتزام بالأنظمة واللوائح والتعليمات الداخلية المعمول بها.
شاكرين لكم تعاونكم، ومتمنين لكم التوفيق والنجاح في أداء المهام الموكلة إليكم.
وتفضلوا بقبول خالص الاحترام والتقدير.
اسم الموظف: ................................................
المسمى الوظيفي: ................................................
القسم: ................................................
رقم الموظف: ................................................
اسم المدير/المسؤول: ................................................
المسمى الوظيفي: ................................................
التوقيع: ................................................
ختم المنشأة: ................................................