يُستخدم خطاب استلام عهدة لتوثيق استلام الموظف أو المسؤول لممتلكات أو أدوات أو أجهزة أو مستندات تابعة لجهة العمل. ويساعد الخطاب في تحديد العهد التي تم تسليمها للموظف ومسؤوليته عن المحافظة عليها واستخدامها للأغراض المخصصة لها. كما يوضح حالة العهدة عند الاستلام، مما يقلل من احتمالية حدوث خلافات عند انتهاء فترة العمل أو إعادة الممتلكات. ويُفضل إدراج وصف واضح لكل عهدة ورقمها أو مواصفاتها، إلى جانب تاريخ الاستلام. لذلك يُعد هذا الخطاب مستندًا إداريًا مهمًا لحفظ حقوق الموظف وجهة العمل.
خطاب استلام عهدة
يمكن استخدام النموذج التالي لتوثيق استلام الموظف للعهد والممتلكات التابعة للمنشأة، مع إضافة تفاصيل كل عهدة وحالتها عند التسليم وتوقيع الطرفين لاعتماد الاستلام بصورة رسمية.
خطاب جاهز للنسخ
بسم الله الرحمن الرحيم
التاريخ: ../../....م
إلى من يهمه الأمر
الموضوع: إقرار استلام عهدة
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،،
أقر أنا الموظف/ (اسم الموظف)، حامل الرقم الوظيفي (الرقم الوظيفي)، والذي يعمل بوظيفة (المسمى الوظيفي) في قسم (اسم القسم)، بأنني قد استلمت من (اسم الشركة/المؤسسة) العهد والممتلكات الموضحة أدناه، وذلك لاستخدامها في أداء المهام الوظيفية الموكلة إليّ.
بيانات العهدة:
م وصف العهدة الرقم/الرمز الكمية الحالة عند الاستلام
1 ........................ ........................ ........ ........................
2 ........................ ........................ ........ ........................
3 ........................ ........................ ........ ........................
4 ........................ ........................ ........ ........................
وأقر بأنني استلمت العهد المذكورة أعلاه بحالتها الموضحة، وأتعهد بالمحافظة عليها واستخدامها في الأغراض المخصصة للعمل، وعدم تسليمها أو نقلها إلى أي شخص آخر دون موافقة الجهة المختصة.
كما أتعهد بإعادة جميع العهد والممتلكات المسلمة إليّ عند طلبها أو عند انتهاء علاقتي الوظيفية، وذلك وفق الإجراءات والأنظمة المعمول بها لدى جهة العمل.
وقد تم تحرير هذا الإقرار لإثبات عملية الاستلام وحفظ حقوق جميع الأطراف.
اسم الموظف: ...............................
الرقم الوظيفي: ...............................
المسمى الوظيفي: ...............................
القسم: ...............................
اسم المسؤول عن التسليم: ...............................
التاريخ: ...............................
توقيع الموظف المستلم: ...............................
توقيع المسؤول: ...............................
ختم المنشأة: ...............................
