يُعد خطاب طلب الختم من الصيغ الرسمية التي تُستخدم للحصول على اعتماد أو تصديق الوثائق من جهة العمل أو الجهة المختصة. ويهدف هذا الخطاب إلى توضيح سبب طلب الختم وأهمية الوثيقة المراد اعتمادها بشكل رسمي. كما يعتمد على أسلوب إداري مختصر يراعي الدقة والوضوح في عرض الطلب. ويساعد هذا النوع من الخطابات في توثيق المستندات وإضفاء الصفة الرسمية عليها. لذلك يُستخدم بشكل واسع في المعاملات الإدارية والرسمية.
صيغة خطاب طلب ختم
يُستخدم خطاب طلب الختم كصيغة رسمية موجهة إلى الجهة المختصة لطلب اعتماد أو تصديق المستندات بختم رسمي لإضفاء الصفة القانونية والرسمية عليها.
خطاب جاهز للنسخ
التاريخ: …………………
إلى: الجهة المختصة/الإدارة …………………
الموضوع: طلب ختم رسمي
تحية طيبة وبعد،
أرجو منكم التكرم بختم المستندات المرفقة/الوثيقة التالية: …………………، وذلك لاعتمادها بشكل رسمي واستخدامها لدى الجهات المعنية.
وذلك لما للختم الرسمي من أهمية في توثيق واعتماد هذه الوثائق، مع خالص الشكر والتقدير لحسن تعاونكم.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.
الاسم: …………………
الجهة/القسم: …………………
رقم التواصل: …………………
التوقيع: …………………
