يُعد خطاب تسليم عهدة من الخطابات الإدارية التي تُستخدم لإثبات قيام الموظف بتسليم العهد والممتلكات أو الأدوات التي كانت بحوزته إلى جهة العمل أو الموظف المسؤول عنها. ويُفضل أن يوضح الخطاب نوع العهدة وعددها وحالتها، وتاريخ التسليم، وبيانات الموظف والجهة المستلمة، بما يساعد على توثيق عملية التسليم وحفظ حقوق جميع الأطراف. كما يمكن إرفاق كشف تفصيلي بالعهد المسلّمة، خاصة إذا كانت تشمل أجهزة أو مستندات أو أدوات أو ممتلكات أخرى.
خطاب تسليم عهدة
وفيما يلي نموذج خطاب تسليم عهدة بصيغة رسمية ومفصلة، يمكن تعديله بحسب نوع العهدة والجهة المستلمة وسبب التسليم، سواء كان بسبب انتهاء العمل أو النقل أو تغيير المسؤوليات.
خطاب جاهز للنسخ
بسم الله الرحمن الرحيم
التاريخ: ../../....
الرقم: ....................
الموضوع: خطاب تسليم عهدة
إلى السيد/ ................................................ المحترم
المسمى الوظيفي: ................................................
جهة العمل: ................................................
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:
أفيدكم أنا الموظف/ ................................................، حامل الرقم الوظيفي/ ................................................، وأعمل بوظيفة ................................................ في قسم ................................................، بأنني قمت بتسليم جميع العهد والممتلكات والأدوات المسجلة على عهدتي إلى السيد/ ................................................، وذلك بتاريخ ../../....، وفق الإجراءات المتبعة لدى جهة العمل.
وتشمل العهد التي تم تسليمها ما يلي:
................................................
................................................
................................................
................................................
................................................
وقد تم تسليم العهد المذكورة بالحالة الموضحة في سجل العهد أو محضر التسليم، مع تسليم ما يتعلق بها من ملحقات أو مستندات أو مفاتيح أو أدوات، إن وجدت.
ويأتي هذا التسليم بسبب ................................................، وأقر بأنني قمت بتسليم ما هو مسجل على عهدتي بحسب البيانات المتوفرة لدي، وأرجو اعتماد هذا الخطاب وإثبات إتمام عملية التسليم وإخلاء طرفي من العهد المسلمة وفق الإجراءات المعتمدة لدى جهة العمل.
كما أؤكد استعدادي لتقديم أي توضيحات أو مستندات إضافية تتعلق بالعهدة عند الحاجة.
وتفضلوا بقبول خالص الاحترام والتقدير.
بيانات الموظف المسلم للعهدة:
الاسم: ................................................
الرقم الوظيفي: ................................................
المسمى الوظيفي: ................................................
القسم: ................................................
التوقيع: ................................................
بيانات مستلم العهدة:
الاسم: ................................................
الرقم الوظيفي: ................................................
المسمى الوظيفي: ................................................
التوقيع: ................................................
اعتماد المسؤول:
الاسم: ................................................
المسمى الوظيفي: ................................................
التوقيع: ................................................
ختم جهة العمل: ................................................