يُستخدم خطاب التعريف لتوضيح بيانات الموظف الوظيفية لدى جهة العمل، مثل المسمى الوظيفي وتاريخ الالتحاق بالعمل والراتب، وذلك عند الحاجة إلى تقديم إثبات رسمي عن الوظيفة. ويُطلب هذا الخطاب عادةً من الجهات الحكومية أو البنوك أو السفارات أو المؤسسات الأخرى بحسب الغرض منه. كما يساعد في توثيق العلاقة الوظيفية للموظف وإثبات عمله لدى الجهة المصدرة للخطاب. ويُفضل أن يتضمن الخطاب البيانات الأساسية بصورة دقيقة وواضحة، مع تحديد الجهة الموجه إليها إذا كانت معروفة. لذلك يمكن الاعتماد على نموذج مختصر ورسمي وتعبئته بالبيانات المناسبة.
نموذج خطاب تعريف
وفيما يلي نموذج جاهز لخطاب تعريف بالموظف يمكن استخدامه وتعديله بحسب الغرض من تقديمه والجهة المستفيدة. ويُراعى أن تكون جميع البيانات الواردة في الخطاب مطابقة للسجلات الرسمية لدى جهة العمل.
خطاب جاهز للنسخ
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى من يهمه الأمر
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،،
نفيدكم بأن السيد/السيدة ................................................، حامل/ة هوية رقم ................................................، يعمل/تعمل لدى ................................................ بمسمى وظيفي ................................................، وذلك منذ تاريخ ../../....، ولا يزال/تزال على رأس العمل حتى تاريخه.
ويتقاضى/تتقاضى راتبًا شهريًا إجماليًا قدره ................................................، وقد تم إصدار هذا الخطاب بناءً على طلبه/طلبها لتقديمه إلى ................................................، دون أدنى مسؤولية مالية أو قانونية على جهة العمل تجاه الجهة المقدم إليها.
وتفضلوا بقبول خالص الاحترام والتقدير.
اسم جهة العمل: ................................................
اسم المسؤول: ................................................
المسمى الوظيفي: ................................................
رقم التواصل: ................................................
البريد الإلكتروني: ................................................
التاريخ: ../../....
التوقيع: ................................................
الختم الرسمي: ................................................
